目前，各地都在加強政府采購組織實施工作的規范化、標準化建設，特別是加強了采購文件標準化模板的制訂。
但據筆者了解，各地集中采購機構在制作標準化模板的過程中，不少單位將采用非招標方式的采購文件與采用招標方式的采購文件混為一談，非招標方式的采購文件內也充斥著"招標"、"投標"等字眼，這樣操作不僅容易造成采購人和政府采購供應商以及潛在供應商認識上的混亂，還會給政府采購組織實施工作的標準化帶來負面影響。
根據《政府采購法》的規定，政府采購方式可分為公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價以及國務院政府采購監督管理部門認定的其他采購方式。
雖然《政府采購法》沒有提出以上采購方式的采購文件的概念和區別，但通過《政府采購法》以及《政府采購貨物和服務項目招標投標管理辦法》可以看出，招標采購與非招標采購在采購文件內容、操作方式、程序上是完全不同的。
"招標文件"僅僅是指采用招標方式實施采購而編制的采購文件，并不包含采用非招標方式的采購文件，因此，非招標方式的采購文件內充斥"招標"、"投標"、"開標"、"評標"、"定標"等字眼十分不妥，其中采購機構從業人員應特別注意。
筆者以為，采用競爭性談判、詢價、單一來源采購方式的采購文件，可參考下表對其有關內容進行進一步規范。
招標方式與非招標方式采購文件的"對應名詞"表
| 采購 方式 序號 |
招標 | 競爭性談判 | 單一來源采購 | 詢價 |
| 1 | 招標文件 | 談判文件 | 單一來源采購文件 | 詢價文件 |
| 2 | 投標文件 | 談判響應文件 | 單一來源采購響應文件 | 報價文件 |
| 3 | 招標人 | 采購人 | 采購人 | 采購人 |
| 4 | 投標人 | 競爭性談判 供應商 |
單一來源采購供應商 | 報價供應商 |
| 5 | 投標截止時間 | 談判截止時間 | 單一來源采購談判截止時間 | 報價截止時間 |
| 6 | 投標保證金 | 談判保證金 | 單一來源采購談判保證金 | 報價保證金 |
| 7 | 投標費用 | 談判費用 | 單一來源采購談判費用 | 報價費用 |
| 8 | 投標報價 | 談判報價 | 單一來源采購談判報價 | 報價 |
| 9 | 投標貨幣 | 談判貨幣 | 單一來源采購談判貨幣 | 報價貨帀 |
| 10 | 開標 | 談判文件開啟 | 單一來源采購談判文件開啟 | 報價文件開啟 |
| 11 | 評標 | 談判文件評審 | 單一來源采購響應文件評審 | 報價文件評審 |
| 12 | 定標 | 確定成交 供應商 |
確定成交供應商 | 確定成交供應商 |
| 13 | 中標候選人 | |||
| 14 | 中標人 | 成交供應商 | 成交供應商 | 成交供應商 |
| 15 | 廢標 | 談判廢止 | 單一來源采購廢止 | 詢價廢止 |
